AktuellesAllgemeinKurz und KnappAutomatisiertes Dokumentenmanagement mit Hilfe eines Webcrawlers

Das Dokumentenmanagement-Portal

Eine Case-Study von TRIBOOT Technologies GmbH

Oft möchte man seinen Kunden einen Mehrwert bieten, in dem man Informationen oder Dokumente von verschiedenen Webseiten zusammenträgt und gebündelt in Form einer Dokumentenmanagement-Datenbank zur Verfügung stellt. Oder aber man benötigt für die eigene Arbeit und die eigenen Mitarbeiter stets aktuelle Informationen aus dem Internet. Im Beispiel eines geschätzten Kunden von uns handelt es sich um eine mobile App für Handwerker und Dienstleister, die einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf Datenblätter zu unterschiedlichen Produkten ermöglicht.

Die Herausforderung

In der Regel ist es sehr aufwendig und mit viel Zeit verbunden, eine Dokumentenmanagement-Datenbank aktuell zu halten und zu pflegen – insbesondere dann, wenn die Inhalte aus externen Quellen stammen, auf deren Aktualität und Verfügbarkeit man selbst keinen Einfluss hat. Hier müssen regelmäßig bestehende Informationen und Links überprüft, aktualisiert und gepflegt werden. Das kann je nach Umfang der Plattform schnell die Grenzen des händisch machbaren übersteigen.

Ein Webcrawler ist die Lösung

Die Lösung kann nur darin bestehen, die Prozesse soweit wie möglich zu automatisieren und so den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Im Falle, dass Informationen von Webseiten bezogen werden sollen, kommen sogenannte Webcrawler zum Einsatz. 

Ein Webcrawler ist ein Programm, das automatisiert in festgelegten Intervallen selbstständig Arbeiten durchführt. Hierzu zählt nicht nur das Zusammentragen und Speichern von Informationen und Dokumentenlinks, sondern auch die Pflege bestehender Daten.

Webcrawler durchsuchen Internetseiten auf Basis von zuvor festgelegten Schablonen nach Informationen, Dokumenten, Links und mehr und führen die gesammelten Daten in einer Datenbank zur weiteren Verarbeitung zusammen. Die Arbeit für den Betreiber des Webcrawlers besteht nun darin, die Ergebnisse zu prüfen und die Schablonen anzupassen. Hierzu wird die Konfiguration des Webcrawlers kontinuierlich optimiert und auf Änderungen der Webseiten angepasst.

Dokumentenmanagement Syteme

In unserer abstrakten Vorstellung sieht es so aus, wenn der Webcrawler das Dokumentmanagement System pflegt.

Der Erfolg gibt recht

Das mobile App-Portal unseres Kunden mit angeschlossener Dokumentenmanagement-Datenbank ist nun seit über drei Jahren im Einsatz und hat sich als sehr erfolgreiche Anlaufstelle für Handwerker und Dienstleister etabliert. Immer mehr Hersteller von Produkten, möchten die Datenblätter ihrer eigenen Produkte in den Dokumentenpool aufnehmen lassen. 

Dies fördert nicht nur die Attraktivität der App für die NutzerInnen sondern erweitert auch die Möglichkeiten, über statistische Daten Informationen über die Verbreitung und Verwendung spezieller Produkte in unterschiedlichen Regionen und von unterschiedlichen Fokusgruppen zu erhalten. 

Erst dank des agilen und anpassungsfähigen Webcrawlers können in kurzer Zeit neue Webseiten hinzugefügt und automatisiert nach Dokumenten und Informationen durchsucht werden. So sind der Betrieb und der stete Ausbau einer skalierbaren Dokumentenplattform überhaupt erst möglich.

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